Privatlivspolitik
Privatlivspolitik for Sønderborg RugbyWheelers
Sønderborg RugbyWheelers behandler personoplysninger, når du bliver medlem, kontakter os, deltager i klubbens aktiviteter eller bruger klubbens medlemsområde. Vi behandler kun oplysninger, som vi har et sagligt og nødvendigt formål med at bruge, og vi gemmer dem ikke længere end nødvendigt.
1. Hvem er ansvarlig?
Sønderborg RugbyWheelers
CVR: 45626342
E-mail: Rugbywheelers@outlook.com
2. Hvilke oplysninger kan vi behandle?
Det afhænger af, hvad du bruger klubben til.
- Medlemmer: navn, fødselsdato, e-mail, postnummer og by samt oplysninger om medlemskab og medlemsstatus.
- Aktive medlemmer: desuden adresse og telefonnummer, fordi klubben har et konkret behov for at kunne kontakte aktive medlemmer.
- Medlemskonto: loginoplysninger og tekniske oplysninger, der er nødvendige for at kunne give adgang til medlemsområdet. Din adgangskode opbevares som en sikker, krypteret adgangskode og ikke som læsbar tekst.
- Bestyrelsesfunktioner: oplysninger om funktioner som formand, næstformand, kasserer eller bestyrelsesmedlem kan registreres og vises på den offentlige bestyrelsesside.
- Profilbillede: et profilbillede er frivilligt. Hvis du ikke uploader et billede, vises et standardbillede på relevante profilsider.
- Kontakt: navn, e-mail og de oplysninger, du selv skriver i en henvendelse.
3. Hvorfor bruger vi oplysningerne?
- for at administrere medlemskab og medlemsansøgninger
- for at kunne kontakte medlemmer om klubbens aktiviteter og medlemsforhold
- for at administrere adgang til medlemsområdet
- for at håndtere kontingent og betaling
- for at administrere klubbens bestyrelse og andre funktioner
- for at besvare henvendelser til klubben
- for at drive og sikre klubbens hjemmeside og it-systemer.
4. Retsgrundlag
Vi behandler almindelige personoplysninger på det retsgrundlag, der passer til det konkrete formål. Det kan blandt andet være nødvendigt for at opfylde aftalen om medlemskab, for at varetage klubbens legitime interesser eller fordi lovgivningen kræver det. Vi indhenter kun samtykke, når samtykke er det relevante retsgrundlag.
Vi forsøger ikke at indsamle følsomme oplysninger, herunder helbredsoplysninger, gennem den almindelige medlemsformular. Hvis klubben i en konkret situation får behov for at behandle sådanne oplysninger, vurderer vi særskilt, om der er et lovligt grundlag for det.
5. Medlemsansøgninger
Når du sender en medlemsansøgning, registreres den som afventende, indtil bestyrelsen har taget stilling til den. Ved godkendelse registreres medlemsstatus. Ved afslag opbevarer vi ikke ansøgningen længere end nødvendigt for formålet.
6. Hvem har adgang til oplysningerne?
Kun personer i klubben, der har et sagligt behov, skal have adgang til medlemsoplysninger. Bestyrelsen kan behandle medlemsansøgninger og medlemsoplysninger, når det er nødvendigt for deres arbejde. Almindelige medlemmer får ikke adgang til andre medlemmers private oplysninger.
7. Eksterne leverandører
Vi kan bruge eksterne leverandører til f.eks. hjemmeside, e-mail, dokumenter og betaling. Når en leverandør behandler personoplysninger på klubbens vegne, skal forholdet håndteres efter databeskyttelsesreglerne, herunder med en databehandleraftale, hvor det er relevant.
Klubbens dokumenter kan blive vist fra OneDrive. Når et eksternt dokument indlæses, kan den pågældende tjeneste behandle tekniske oplysninger efter sine egne vilkår og privatlivsregler.
8. Hvor længe gemmer vi oplysninger?
Vi gemmer personoplysninger så længe, det er nødvendigt til det formål, de blev indsamlet til. Oplysninger om aktive medlemmer gemmes, så længe medlemskabet består, og derefter kun så længe vi har et sagligt eller retligt behov for at gemme dem. Oplysninger om personer, hvis medlemsansøgning ikke godkendes, slettes, når de ikke længere er nødvendige.
Oplysninger, som vi er forpligtede til at gemme efter anden lovgivning, gemmes i den periode, lovgivningen kræver.
9. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesreglerne blandt andet ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, få urigtige oplysninger rettet og i relevante tilfælde få oplysninger slettet eller behandlingen begrænset. Du kan også gøre indsigelse mod behandling, når reglerne giver ret til det.
Hvis behandlingen bygger på samtykke, kan samtykket trækkes tilbage. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af behandling, der allerede er foretaget.
10. Kontakt os
Hvis du har spørgsmål om vores behandling af personoplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på Rugbywheelers@outlook.com.
Du kan også klage til Datatilsynet, hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger ikke sker i overensstemmelse med reglerne.
11. Ændringer
Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, hvis klubbens behandling af personoplysninger eller reglerne ændrer sig. Den seneste version vil altid være tilgængelig på hjemmesiden.